METODE PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN (INSOURCING, OUTSOURCING, CO SOURCING)

Persaingan yang semakin ketat dalam dunia bisnis dan usaha – terutama di zaman yang semakin modern ini – mendorong setiap perusahaan untuk lebih kreatif dan mampu mengelola bisnisnya secara lebih baik. Tujuan pengelolaan ini adalah agar perusahaan dapat lebih bersaing di pasaran. Perusahaan dapat meningkatkan kemampuannya dengan mengembangkan sistem informasi sesuai dengan kemajuan teknologi yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Dalam persaingan yang semakin ketat, informasi menjadi salah satu sumberdaya yang harus dikelola secara baik sehingga dapat menciptakan nilai tambah bagi organisasi. Sistem informasi merupakan seperangkat alat, data, dan prosedur yang bekerja secara bersama-sama untuk memberikan hasil berupa informasi yang berguna. Informasi yang berguna adalah informasi yang akurat, tepat waktu, relevan dan valid sehingga dalam pengambilan yang didukung oleh informasi tersebut didapatkan keputusan yang tepat yang dapat mencapai sasaran yang telah direncanakan. Terdapat tiga alasan mendasar penerapan system informasi dalam sebuah perusahaan yaitu mendukung proses dan operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya, mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.
Pentingnya peran SI dalam sebuah perusahaan membuat setiap perusahan harus memiliki system informasi yang baik agar dapat mendukung bisnis dari perusahaan tersebut, tetapi tidak semua perusahaan melakukan pengembangan system informasinya sendiri, karena berbagai alasan. Pada dasarnya    Pengembangan system informasi sebuah perusahaan dapat melakukannya melalui tiga metode yaitu insourcing, outsourcing dan co-sourcing. Ketiga metode tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing dalam membangun system informasi sebuah perusahaan. Begitu pula dengan alasan pemilihan metode pengembangan yang dilakukan oleh perusahaan yang juga harus memperhatikan kebutuhan dan kondisi perusahaannnya. Berikut ini akan dibahas mengenai kelebihan dan kekurangan serta alasan perusahaan dalam pemilihan metode pengembangan system informasinya.
OUTSOURCING

Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Outsourcing TI juga dapat diterjemahkan sebagai penyediaan tenaga ahli yang profesional di bidang TI untuk mendukung dan memberikan solusi guna meningkatkan kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan sering kali suatu perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga TI yang berkompeten dalam mengatasi kendala-kendala TI maupun operasional kantor sehari-hari (www.midas-solusi.com). Jadi, outsourcing adalah pemberian sebagian pekerjaan yang tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti perkerjaan di sebuah organisasi/perusahaan ke pihak lain atau pihak ketiga.
Aplikasi IT outsourcing di suatu perusahaan antara lain mencakup layanan sebagai berikut:

• Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance)
• Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development and implementation)
• Data centre operations
• End-user support
• Help desk
• Dukungan teknis (Technical support)
• Perancangan dan desain jaringan
• Network operations
• Systems analysis and design
• Business analysis
• Systems and technical strategy

Penerapan metode outsoucing memiliki kelebihan dan kekurangan yang dapat dilihat dalam table berikut:

Kelebihan

Kekurangan

Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas SI dan TI. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan pengerjaannya melalui outsourcing. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan outsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan. Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaan outsource SI pasti memiliki pekerja TI yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.

Kehilangan kendali terhadap SI dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing. Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer. Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan terbentuk karena perusahaan kurang memahami SI/TI yang dikembangkan pihak outsourcer sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang.

Dari kelebihan dan kelemahan yang dimiliki oleh outsoucing munculk berbagai pertimbangan kenapa suatu perusahan memilih metode ini. Menurut Rahardjo (2006), outsourcing sudah tidak dapat dihindari lagi oleh perusahaan. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing, seperti penghematan biaya (cost saving), perusahaan bisa memfokuskan diri pada kegiatan utamanya (core business), dan akses pada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh perusahaan. Alasan yang sama juga dikemukakan dalam www.outsource2india.com dimana kebanyakan organisasi memilih outsourcing karena mendapatkan keuntungan dari biaya rendah (lower costs) dan layanan berkualitas tinggi (high-quality services). Selain itu, outsourcing juga dapat membantu organisasi dalam memanfaatkan penggunaan sumber daya, waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga memungkinkan organisasi untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada kompetensi inti, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Dengan demikian, organisasi akan merasa outsourcing merupakan strategi bisnis yang efektif untuk membantu meningkatkan bisnis mereka.
Dalam outsourcing, outsourcer dan mitra outsourcing-nya memiliki hubungan yang lebih besar jika dibandingkan dengan hubungan antara pembeli dan penjual. Hal ini dikarenakan outsourcer mempercayakan informasi penting perusahaan kepada mitra outsourcing-nya. Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan jangka panjang (long term relationship) tidak hanya kepada proyek jangka dekat. Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses bisnis dari perusahaan. Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung kepada outsourcer (Rahardjo, 2006). Saat ini, outsourcing tidak lagi terbatas pada outsourcing layanan TI tetapi  juga sudah merambah ke bidang jasa keuangan, jasa rekayasa, jasa kreatif, layanan entry data dan masih banyak lagi.
INSOURCING
Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu, Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu (en.wikipedia.org). Dalam kaitannya dengan TI, Insourcing atau Contracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan.
Keunggulan insourcing antara lain:

1. Sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan serta dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.

1. Biaya pengembangannya relatif lebih murah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
2. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera dilakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
3. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
4. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
5. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
6. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan dengan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
7. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol.
8. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan kemampuannya.
9. Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing.
10. Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks
11. Kedekatan departemen yang mengelola sistem informasi dengan end-user sehingga akan mempermudah dalam mengembangkan sistem sesuai dengan harapan.
12. Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar

• Kelemahan insourcing adalah :

1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.

1. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
3. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
4. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
5. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).
6. Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari nol.
7. Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa.
8. Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan.
9. Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri.

Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dalam rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas dengan outsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-outsourcing-nya (www.outsource2india.com).
CO-SOURCING
Co-sourcing adalah sebuah model pengembangan sistem informasi yang melibatkan staf dari dalam perusahaan dan penyedia layanan eksternal. Perusahaan dan penyedia layanan eksternal memiliki tanggung jawab bersama untuk membangun, menyediakan dan mengoperasikan sistem informasi. Model ini melibatkan tugas-tugas outsourcing tertentu.
Pemilihan metode co-sourcing oleh suatu perusahaan pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan dimana pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada adanya keterbatasan SDM internal baik kuantitas maupun kualitas knowledge yang dimilikinya dalam menangani system informasi manajemen tersebut secara efektif dan efisien. Di sisi lain, perusahaan menginginkan adanya kontrol dan pengawasan terhadap sistem informasi yang akan dikembangkan tersebut. Pola kerjasama penyediaan IT dengan cosourcing yaitu:

1. Perusahaan dan penyedia jasa IT berbagi sumberdaya bersama. Penyedia jasa IT dapat menyediakan tenaga ahli dan teknologi sedangkan perusahaan menyediakan ruangan dan fasilitas lain
2. Hubungan kerjasama yang terjadi sangat bervariasi. Penyedia jasa bisa saja bekerja dalam periode yang tidak ditentukan bahkan sewaktu-waktu bisa bergabung dengan perusahaan klien.

• Kelebihan dari metode co-sourcing

1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

• Kekurangan dari metode co-sourcing

1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.
   1. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
   2. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
   3. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
   4. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.

Beberapa alasan yang mendasari pemilihan metode co-sourcing oleh perusahaan :

1. Perusahaan menginginkan pengawasan langsung untuk membangun fitur dan fungsi sistem informasi
2. Perusahaan ingin tetap mempertahankan pengetahuan korporasi
3. Perusahaan menginginkan adanya win-win relationship dengan partner yang berkompeten dan mampu memberikan nilai tambah bagi perusahaan
4. Perusahaan menginginkan pengetahuan SI menjadi bagian dari pengetahuan perusahaan
5. Tidak keberatan dengan adanya negosiasi ulang biaya pengembangan sistem informasi seiring dengan perubahan lingkungan bisnis dan teknologi yang cepat
6. Perusahaan membutuhkan aksi yang efektif, cepat dan fleksibel terhadap strategi bisnisnya
7. Perusahaan membutuhkan perbaikan dan peningkatan sistem yang berkelanjutan
8.   Perusahaan menginginkan biaya tetap dapat diprediksi dengan baik

 Sumber  : http://lmga.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/03/metode-pengembangan-sistem-informasi-perusahaan-insourcing-outsourcing-co-sourcing/